在本报告中
海事行业为何与众不同：与其他行业相比，海事行业的发票处理为何如此复杂。
验证、审批与付款：领先企业用于简化验证、审批和付款流程的最佳实践。
专为航运打造：ShipServ 电子发票的独特之处，以及它为何是专为航运业打造的。
发票的方方面面：买家、供应商和采购负责人如何简化发票处理并减少高昂的错误成本。
据 Marcura 旗下 ShipServ 于 2025 年发布的一本电子书指出，海事采购中的电子发票仍然难以推行，原因在于复杂性，而非抵触情绪。该电子书列出了海事行业面临的四项挑战和六项电子发票最佳实践。后半部分介绍了 ShipServ 电子发票的运作方式。
为什么海事采购中的电子发票仍难以推行？
ShipServ 的电子书认为，海事采购中的电子发票仍难以推行，原因在于复杂性，而非抵触情绪或缺乏认知。在大多数行业，电子发票已是日常业务的一部分。按照我们的定义，电子发票是指以系统能够读取和核验的结构化数据交换发票，而不是由人重新录入的文件。
电子书指出，在这些行业中，结构化数据、自动核验以及与财务系统的无缝集成，已经改变了发票处理和付款方式。海事采购则“没那么简单”。尽管采购数字化已广泛普及，大多数海事买家和供应商仍通过电子邮件处理 PDF 发票，并手动将数据录入 ERP 系统。他们还面临港口、合作伙伴和系统之间流程不一致的问题。
电子书列出了四项挑战：
与具体航次相关的采购订单（PO）和发票行项目数据
数字化成熟度各不相同的全球供应商
频繁出现的币种不匹配和人工核验
大量金额较小、时效要求高的发票
通用电子发票工具在海事领域有哪些不足？
ShipServ 的电子书认为，通用电子发票工具“往往无法充分应对”海事采购的复杂性。海事行业的复杂性源于系统碎片化、全球供应商、基于航次的账单处理，以及缺乏专为海事行业设计的发票工具。通用工具“并非为这种环境而设计”。它们迫使团队拼凑使用电子表格、审批流程并跟进供应商，也使企业面临风险、延误和时间损失。
电子发票最佳实践是什么样的？
ShipServ 的电子书提出了六项电子发票最佳实践，并称之为“普遍适用的最佳实践”。这些实践涵盖核验、行项目数据、状态可见性、系统集成、供应商合规和防范欺诈。电子发票在各行各业已成为“一种经过验证的方式，可简化采购、减少错误并加快付款”。电子书还指出，这些实践已得到广泛认可，但海事采购有其独特的复杂性。
电子书提出的六项电子发票最佳实践。来源：《海事采购中的电子发票：在最困难的环节做到正确》，ShipServ（2025 年）。
最佳实践 | 电子书中的说明 |
|---|---|
预先自动执行核验检查 | 避免错误、争议和付款延误 |
在行项目层级采集结构化发票数据 | 支持与采购订单和送货单进行准确的三方匹配 |
确保发票和付款状态实时可见 | 减少供应商跟进，缓解合作关系紧张 |
与采购平台及 ERP/PMS 无缝集成 | 减少人工操作环节并提升数据完整性 |
让供应商能够轻松遵守要求 | 买家视图可汇总显示供应商提交文件的状态报告 |
通过核实供应商及银行账户信息防范欺诈 | 增加一道防线，以抵御常见的欺诈手法 |
按照我们的定义，行项目数据是指每条发票明细（商品、数量、价格）都作为独立字段传入，而不是作为文本出现在 PDF 中。按照我们的定义，三方匹配是在付款前将发票与采购订单和送货单进行核对。按照我们的定义，集成使这些数据能够沿着采购到付款流程继续流转，从采购平台进入 ERP 系统。
我们的海事发票管控指南追踪发票从采购订单到付款的全过程。关于防范欺诈的实践，我们的文章海事应付账款中的供应商银行账户欺诈详细探讨了一项风险。
海事团队应如何推进电子发票？
ShipServ 的电子书认为，要应对海事行业的挑战，组织需要的不只是简单地将发票数字化。他们需要“围绕行业实际运作方式设计的专用电子发票解决方案”。
电子书的后半部分由 ShipServ 介绍其自有产品 ShipServ 电子发票；据称，该产品内置于 ShipServ 平台中。“运作方式”部分介绍了四个环节：供应商通过 API 提交、通过智能数据采集和核验控制处理、发送至买家的 Trade Workspace，以及实时电子邮件通知。
关于这本电子书
《海事采购中的电子发票：在最困难的环节做到正确》是一本由 Marcura 旗下 ShipServ 发布的六页电子书，版权年份标注为 2025 年。这是一本供应商发布的电子书，并非调查或研究报告。书中未注明作者，也未引用来源或数据。
其中两页阐述了总体观点，另两页介绍 ShipServ 电子发票。该书没有涉及电子发票法规或强制要求。本摘要未纳入电子书中关于产品效果的声明，也未提及其中展示的公司标识。
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