3자 일치(Three-Way Matching)는 표준 AP를 위해 설계되었습니다. 하지만 해운업은 표준과 다릅니다.

4방향 매칭(Four-way matching)의 정의, 해운 인보이스 검증에서 3방향 매칭이 한계를 드러내는 이유, 그리고 선박 측 최종 승인이 지불 프로세스에 어떠한 혁신적 변화를 가져오는지 알아보십시오.

작성자: 에리코스 안드레아코스

MarTrust 최고상업책임자(CCO)

이 기사는 해사 조달 및 결제(Procure-to-Pay) 워크플로우의 통제 격차를 해소하는 방법에 대한 기획 시리즈의 일부입니다. (7부작 중 4부)

해양 조달에서 4자 매칭(Four-way matching)이란 무엇인가?

4자 매칭은 대금 지급 전에 구매 주문서(PO), 공급업체의 납품서, 송장(Invoice), 그리고 선박의 수령 확인서 등 4가지 문서를 검증하는 프로세스입니다. 표준 3자 매칭은 앞의 세 가지만 비교합니다. 반면, 4차 검증 단계는 공급업체가 납품했다고 주장하는 내역과 선박이 실제로 수령한 내역 간의 불일치를 포착합니다. 이는 3자 매칭 방식을 사용할 경우 선박이 검증할 기회를 갖기도 전에 대금 승인이 완료되어 버리는 유출 구멍을 차단합니다.

갑판 의장품 납품이 선석에 도착합니다. 일등항해사는 선박의 출항 준비 과정에서 공급업체의 납품서에 서명합니다. 송장은 이튿날 도착하여 납품서와 일치하므로 결제 승인됩니다. 사흘 후, 해상 항해 중에 갑판장이 자재 재고 조사를 완료합니다. 그 결과, 3개 품목의 수량이 부족한 것으로 확인됩니다.

하지만 이미 표준 3자 매칭 프로세스를 통해 송장 전액이 지급된 상태입니다.

해운 분야에서 3자 매칭이 작동하지 않는 이유

3자 매칭은 구매 주문서, 공급업체 납품서, 송장 등 세 가지 문서를 비교합니다. 허용 오차 범위 내에서 세 문서가 일치하면 송장이 승인됩니다. 대부분의 일반 산업군에서는 이것으로 충분한 통제가 가능합니다. 하지만 해운 분야의 선용품 및 부품 납품 프로세스에는 공백이 존재합니다.

납품서 서명은 선석에서 이루어집니다. 일등항해사는 물품이 선박에 도착했음을 확인하기 위해 서명합니다. 그러나 이 서명이 물품이 주문 내용과 완전히 일치한다는 것을 의미하지는 않습니다. 선박은 출항을 준비하느라 분주합니다. 공급업체 운송 기사가 떠나기 전에 모든 품목을 일일이 검증할 시간적 여유도 없고 현실적인 방법도 없습니다. 서명 자체는 그 순간의 수령 사실만을 증명할 뿐, 송장 청구대로 납품되었음을 최종 확인하는 것은 아닙니다.

SpecTec의 2026년 조사에 따르면, 총 3,150척의 선박을 관리하는 선사들을 분석한 결과 해운업계에서 3자 매칭의 실패율이 60%에서 70%에 달하는 것으로 나타났습니다. 매칭 실패 1건당 발생하는 행정 비용은 직원 인건비 기준으로 85달러입니다. 대형 선사의 경우 한 달에 25,000건의 구매 주문을 처리합니다. 이러한 예외 발생률을 비용으로 환산하면, 상업적 가치를 전혀 창출하지 못하는 행정 업무에 매년 수백만 달러가 유출되고 있는 셈입니다.

표면 위에 선박 이미지와 "Navigating New Financial Realities"라는 제목의 책이 표지인 펼쳐진 잡지 기사.

추가 인력 충원 없이 선단 전체의 송장 관리 업무를 효율적으로 확장할 수 있는 방안을 확인해 보십시오.

해운 분야의 인보이스 관리 격차 해소

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선도적인 선박 관리 회사들이 왜 마큐라(Marcura)를 도입하여 구매부터 대금 지급까지의 전체 프로세스를 효율화하고 있는지 그 원동력을 확인해 보십시오.

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