모든 해운 기업에서는 항상 두 가지의 AP(매입채무) 워크플로우가 작동하고 있습니다. 하지만 귀사의 ERP에 반영되어 있는 것은 단 하나뿐입니다.

실제 해운 AP(매입채무) 프로세스가 시스템이 아닌 이메일을 통해 처리되는 이유, 그리고 이것이 감사 추적, 승인 절차 및 재무 통제에 미치는 영향

작성자: 에리코스 안드레아코스

MarTrust 최고상업책임자(CCO)

이 아티클은 해운 조달 및 결제(Procure-to-Pay) 워크플로우의 통제 격차를 해소하는 방법에 관한 시리즈의 일부입니다 (총 7부작 중 제3부)

해양 기업들이 ERP 외부에서 매입채무(AP)를 관리하는 이유는 무엇인가?

대부분의 해양 ERP는 최종 전기된 거래만을 기록합니다. 그러나 그 결과를 도출한 운영상의 의사결정은 일반적으로 이메일을 통해 이루어집니다. 인도 불일치 문제는 공급업체와의 서신 교환 과정을 통해 해결됩니다. 승인 요청은 수동으로 전달됩니다. 선박 확인은 수신함을 통해 추적됩니다. ERP는 정돈된 프로세스를 보여주지만, 실제 상황이 기록되는 곳은 수신함입니다. 이 두 공간 사이의 격차에서 감사 추적(Audit Trail)의 연속성이 단절됩니다.

선박 관리 회사의 재무 관리자에게 최근 분쟁이 발생했던 송장이 어디에서 해결되었는지 물어보십시오. 대부분의 조직에서 그 해답은 ERP가 아닌 이메일 스레드에 있습니다. 또는 매입채무(AP) 팀과 감독관(Superintendent) 간의 메시지 기록, 혹은 문서화되지 않은 항구 방문 중의 구두 커뮤니케이션에 있습니다.

이것이 바로 병행 워크플로우(Parallel Workflow) 문제입니다. 이는 우연이 아닌 구조적인 한계입니다.

ERP가 기록하는 것과 기록하지 못하는 것

ERP는 결과만을 기록합니다: 일치된 송장, 승인된 결제, 전기된 거래가 이에 해당합니다. 하지만 그러한 결과에 도달하게 된 과정은 기록하지 않습니다. 수량 불일치에 대해 공급업체와 나눈 대화, 감독관이 인도를 확인한 이메일, 결제 실행 전 주말 동안 누군가의 수신함에 머물러 있던 전달된 승인 요청 등은 시스템 외부에서 발생하여 결과에 영향을 미쳤으나 시스템에는 남지 않습니다.

이는 규율의 부재 때문이 아닙니다. 워크플로우를 공유하지 않는 여러 팀의 동시적인 입력이 필요한 프로세스에서 발생하는 자연스러운 결과입니다. 선박, 공급업체, 감독관 및 AP 팀이 동시에 유기적으로 소통하여 인도 불일치 문제를 해결해야 할 때, 이메일은 모두가 공유하는 유일한 플랫폼이기 때문에 자연스럽게 조율의 수단이 됩니다.

표면 위에 선박 이미지와 "Navigating New Financial Realities"라는 제목의 책이 표지인 펼쳐진 잡지 기사.

송장 자동 매칭 시스템으로의 안정적인 전환을 실현하는 방법

당사의 최신 가이드에는 AP(매입채무) 자동화 전환 시 비즈니스 케이스를 구축하고 변화 관리 프로세스를 성공적으로 이끄는 데 필요한 실무적 단계가 포함되어 있습니다.

비즈니스 케이스 구축

책임 소재의 한계

해운 기업의 재무 팀이 자로 대어가며 인쇄된 구매 주문서와 송장의 라인 항목을 대조하는 모습이 확인되곤 합니다. 이는 디지털 처리를 위한 기술이 없어서가 아닙니다. 매칭해야 할 정보가 서로 연동되지 않는 개별 시스템에 분산되어 있어, 출력물로 출력해야만 한눈에 파악할 수 있기 때문입니다.

그 결과 발생하는 여파는 더욱 심각합니다. CFO나 감사인이 특정 지출에 대한 세부 내역을 요구할 때, 사실관계를 파악하려면 여러 시스템과 이메일 계정에서 데이터를 일일이 추출해야 합니다. 승인 추적성은 애초에 이를 지원하도록 설계되지 않은 기록에 의존할 수밖에 없습니다. 이에 따라 프로세스 일관성은 시스템 기반의 워크플로우를 통한 강제가 아닌, 개인의 업무 방식에 의존하게 됩니다.

감사 책임이 있는 재무 담당자에게 이는 매우 고질적인 문제입니다. 자신이 책임져야 할 재무 통제가 감사 추적이 불가능한 환경에서 실행되고 있기 때문입니다. 개별 거래 단위에서는 컴플라이언스를 입증할 수 있을지 몰라도, 해당 거래를 도출한 의사결정의 연결 고리는 식별하기가 거의 불가능합니다.

이러한 공백을 메우기 위해 새로운 ERP 시스템을 도입할 필요는 없습니다. 재무적 결과를 초래하는 의사결정을 이메일로 개별 처리하는 대신, 단일 워크플로우 내에서 유기적으로 연결하는 것만으로도 해결 가능합니다. 맥킨지(McKinsey)의 연구에 따르면, 선도적인 기업들은 자동화를 통해 매입채무(AP) 관리 부문에서 39%의 효율성 제고를 달성했습니다. 이는 업무 장벽이 낮아졌기 때문이 아니라, 통제가 아닌 소통 중심의 도구에 의존하던 관행을 탈피했기 때문입니다.

본 리포트인 ‘해상 통제 공백(Maritime Control Gap)’은 이러한 단절로 인해 재무적 리스크가 발생하는 5가지 구조적 영역을 조명합니다.

대부분의 의사결정이 ERP 외부에서 이루어질 때, 완전한 AP 감사 추적(Audit Trail)은 어떻게 구축해야 합니까?

먼저 이메일, 인도 확인서, 공급업체 분쟁 해결, 예외 사항에 대한 지급 승인 등 AP 프로세스에서 어떤 의사결정이 지속적으로 외부에서 처리되는지 식별해야 합니다. 이러한 각 프로세스는 날짜와 기록 주체가 명시되는 시스템 내부로 통합되어야 합니다. 이는 기존 ERP를 교체하지 않고도 불일치 예외 처리, 승인 라우팅, 공급업체 커뮤니케이션을 별도의 수신함이 아닌 거래와 기록이 함께 보관되는 단일 워크플로우로 연결함으로써 실현할 수 있습니다.

감사인은 일반적으로 해운 및 해사 AP 프로세스를 검토할 때 어떤 문제점을 발견합니까?

주요 지적 사항으로는 공식 기록 시스템이 아닌 이메일상에 기록된 승인 의사결정, 문서화된 승인 추적 없이 처리된 인보이스 예외 사항, 특정 개인이나 승인 일자를 역추적할 수 없는 지급 승인, 그리고 거래 단위의 검증이 아닌 등록 서류에만 의존한 컴플라이언스 증빙 등이 있습니다. ERP 상의 기록과 이메일 기록 간의 간극은 대개 심층 감사의 시발점이 됩니다.

승인 작업이 이메일로 처리되는 해운 AP 프로세스를 어떻게 개선할 수 있습니까?

KPI(데모 예약, 시범 도입, 처리 속도, SEO)를 수립하고, 이를 GA4 및 PostHog를 통해 추적 및 분석합니다.

ERP로 충분하다고 판단하는 CFO에게 AP 프로세스 개선의 필요성을 어떻게 설득해야 합니까?

ERP의 신뢰성을 확신하는 CFO에게 던져야 할 질문은 'ERP가 거래를 정확히 기록하느냐'가 아니라 '거래를 초래한 의사결정 과정까지 기록하느냐'입니다. 이메일을 확인하지 않고 지난 6개월간 발생한 특정 분쟁 지급 건의 최초 발주서(PO) 및 승인 단계를 역추적해보도록 요청하십시오. ERP 단독으로 이것이 가능하다면 현재 시스템으로 충분합니다. 그러나 이메일 검색이나 개별 기억에 의존해야 한다면, 그 과정 자체가 통제 공백이 존재함을 증명하는 것입니다.