2025 IHM 규정 준수: 행정적 부담 없는 신뢰할 수 있는 컴플라이언스 체계 구축

사우레쉬 난디(Saurish Nandi), Marcura 컴플라이언스 부문 그룹 솔루션 총괄 2025년 홍콩협약(HKC) 발효가 다가옴에 따라, IHM(유해물질 목록) Part I의 컴플라이언스를 유지하는 것은 최초 인증서를 획득하는 것보다 더 까다로운 과제가 되고 있습니다. 수작업에 의존하는 후속 관리, 불확실한 물질 분류, 그리고 파편화된 업무 프로세스는 귀중한 시간과 운영 집중력을 소모시킵니다. 이에 대한 확실한 해결책은 컴플라이언스 프로세스를 사후 처리가 아닌, 자동으로 수행되도록 구현하는 디지털 조달 시스템의 도입입니다.

작성자: 사우리쉬 난디

구매 혁신 부문 부사장

IHM 규정 준수 상태를 유지하는 것이 인증 취득보다 더 까다로운 이유

홍콩 안전 및 환경 친화적 선박 재활용 국제협약(HKC)이 2025년 6월부로 발효됨에 따라, 기존의 EU 선박재활용규정(EU SRR)과 같은 요건이 사실상 전 세계를 운항하는 모든 선박으로 확대 적용되었습니다. 이제 모든 선박은 최초 인증 시점뿐만 아니라 선박의 전 운영 수명 주기 동안 최신 상태로 유지 관리된 유해물질 목록(IHM Part I)을 상시 보유해야 합니다.

이미 대부분의 선주들은 관련 인증서를 보유하고 있습니다. 향후의 당면 과제는 선단 전체, 공급업체, 기항지 전반에 걸친 일상적인 조달 업무를 관리하면서 이 인증서의 유효성을 지속적으로 유지하는 것입니다.

서류상으로는 유해 물질을 식별하고, 정확한 물질선언서(MD) 및 공급자적합성선언서(SDoC)를 취합하여 상시 감사 수검 상태를 유지하기만 하면 되므로 절차가 간단해 보입니다. 하지만 실제 업무 현장에서는 결코 단순하지 않습니다.

조달 팀들이 공급업체를 추적하고, 주문과 인증서를 대조하며, 스프레드시트를 파악하는 데 무수히 많은 시간을 허비하는 것을 많이 보아왔습니다. 저희와 협력했던 7척의 선단을 보유한 한 선주는 순수 IHM 행정 업무에만 연간 4,000시간 이상을 소모하고 있었던 것으로 추산했습니다.

기존 업무 방식의 한계

진짜 문제는 규정 준수 의지가 아니라 진행 시점에 있습니다. 조달 팀은 선박을 즉각 운항해야 하므로 주문을 우선적으로 처리하고 규정 준수 여부는 사후에 챙기게 됩니다. 그러나 그 시점이 되면 공급업체는 이미 납품을 완료하고 상황이 종료된 이후입니다.

이 단계에서는 통제력을 잃게 됩니다. 공급업체는 이미 납품을 마치고 대금을 지급받아 다음 작업으로 넘어갔기 때문입니다. 이들에게 누락된 서류를 추적하고 완성하도록 요구해 봤자 동기 부여가 될 리 만무합니다. 결국 조달 팀은 단 몇 장의 누락된 인증서를 취합하기 위해 수 주 동안 후속 연락을 취하고, 독촉장을 발송하며, 여러 경로를 통해 에스컬레이션을 제기하는 데 시간을 지속적으로 낭비하게 됩니다.

이로 인해 초래되는 결과는 불 보듯 뻔합니다. 처리해야 할 잔무는 쌓여가고, 공급업체 관리는 일관성을 잃게 되며, 결국 검사관이 문서 이력을 검증할 때 공백이 발견되고 마는 것입니다.

표면 위에 선박 이미지와 "Navigating New Financial Realities"라는 제목의 책이 표지인 펼쳐진 잡지 기사.

IHM 서비스(IHM as a Service)에 대해 자세히 알아보기

Marcura가 어떻게 선주의 IHM Part I 관리를 간소화하고, 2025년 홍콩협약에 대비하여 상시 검사 수검 태세를 유지하도록 지원하는지 확인해 보십시오.

IHM 규정 준수를 위한 당사의 솔루션을 확인해 보십시오

태깅 여부에 대한 기준이 항상 명확한 것은 아닙니다

과도한 태깅과 불충분한 태깅 모두 상황을 악화시킵니다. 선급협회마다 구체적인 요구사항 해석에 미세한 차이가 있으며, 규정 자체도 해석의 여지를 남겨두고 있기 때문입니다.

불확실한 상황 속에서 일부 실무 팀은 안전성을 확보하기 위해 모든 항목에 과도하게 태깅을 수행함으로써 공급업체에 불필요한 요청을 남발하기도 합니다. 반면, 태깅을 너무 적게 하여 선급 검사원의 문서 검토 시 부적합 판정을 받을 위험에 노출되기도 합니다. 유사한 품목이 이전에 어떻게 분류되었는지에 대한 지식 공유가 없다면, 모든 팀은 매번 불필요한 시행착오를 반복하게 됩니다.

설계 단계부터 반영된 컴플라이언스(Compliance by Design)가 이러한 병목 현상을 해결하는 방법

IHM(유해물질 목록) 관련 문제의 대부분은 관리 태만에서 비롯되는 것이 아닙니다. 대신, 컴플라이언스를 사후 추가적인 절차로 취급하는 프로세스 설계에서 기인합니다.

이것이 바로 당사가 IHM as a Service를 구축한 이유입니다. 컴플라이언스를 사후 보완 작업이 아닌, 조달 초기 단계부터 프로세스의 일부로 통합한다는 간단한 아이디어에서 출발했습니다. 이 서비스는 다음과 같은 5가지 핵심 원칙을 기반으로 작동합니다.

유해물질 선제 식별을 통한 실무 행동 변화. AI가 견적요청서(RFQ) 및 구매주문서(PO)를 스캔하여 유해물질이 포함될 가능성이 높은 품목을 식별합니다. 구매자와 공급업체 모두 견적 작성 전에 이 경고 표시를 확인할 수 있습니다. 이러한 선제적 가시성은 실무 방식에 변화를 가져옵니다. 공급업체는 문서를 더 신속하게 준비하고, 구매자는 계약 확정 전에 컴플라이언스 리스크를 정확히 파악하게 됩니다.
실무적 판단이 아닌, 단순 반복 추적 업무의 자동화. 주문이 접수되면 플랫폼이 자동으로 문서 제출을 요청하고, 진행 상황을 추적하며, 독촉 알림을 발송합니다. 수백 통에 달하는 이메일 혼선이 사라집니다. 조달 팀은 문서 추적 업무에서 벗어나 품질과 문서의 정확성 확보에 집중할 수 있습니다.
필요한 곳에 전문적인 모니터링 제공. 대량의 반복 업무는 자동화가 처리하고, 세밀한 판단은 전문가가 담당합니다. 선급협회 규정 표준에 숙련된 컴플라이언스 전문가로 구성된 당사의 컨트롤 타워(Control Tower) 팀이 모호한 품목을 검토하고, 공급업체의 재분류를 승인하며, 이상 징후를 직접 검증합니다. 이러한 전문가 피드백은 시스템의 머신러닝 모델을 학습시켜 거래가 거듭될수록 태깅의 정확도를 향상시킵니다.
공급업체의 업무 편의성 극대화. 공급업체들이 토로하는 가장 큰 고충 중 하나는 반복 주문에 대해 동일한 양식을 매번 다시 작성해야 한다는 점입니다. 당사는 이 문제를 해결했습니다. 공급업체가 기존 인증서를 간편하게 재사용할 수 있도록 지원하여 처음부터 새로 작성해야 하는 번거로움을 없앴습니다. 또한, 사전 입력된 MD/SDoC 템플릿을 활용해 신규 문서를 자동 생성하는 기능도 곧 도입될 예정입니다.
투명성 공유를 통한 불확실성 제거. 조달 팀, 선박 승조원, 관리자는 단일 대시보드를 공유하여 완료된 주문, 대기 중인 문서, 적기 준수 공급업체 현황을 실시간으로 확인합니다. 항만국통제(PSC) 검사관이 승선하더라도 승조원은 클라우드를 통해 단 몇 초 만에 모든 인증서에 접근할 수 있습니다.

이러한 단계들이 유기적으로 결합되어, 과거 사후 반응적이고 수동적이었던 프로세스를 예측 가능하며 투명한 워크플로우로 전환합니다. 결과적으로 행정 업무 시간이 단축되고, 업무 처리가 빨라지며, 공급업체의 책임감이 강화되는 동시에, 모든 주문과 선박이 엄격한 검사를 당당히 통과할 수 있다는 확신을 얻게 됩니다.

정형화된 데이터 기반이 제공하는 광범위한 가치

현재는 IHM 컴플라이언스 대응이 필수 요건이지만, 동일한 데이터 프레임워크가 향후 차세대 해사 규제 대응의 초석이 될 것입니다. ShipServ를 통해 거래되는 모든 제품은 IHM 상태, 문서 완결성, 공급업체 신뢰도 등 정형화된 속성 데이터를 수반합니다.

이러한 데이터 구조는 유연성이 뛰어나므로 Scope 3 배출량 분석이나 향후 도입될 환경 지표 관리로 손쉽게 확장할 수 있습니다. 즉, 오늘날의 컴플라이언스 부담을 해결하는 과정이 결과적으로 내일의 데이터 기반 친환경 경영을 위한 초석을 다지는 작업이 됩니다.

실제 도입 사례를 통해 얻은 교훈

이미 IHM as a Service를 도입하여 운용 중인 선대 전반에서 다음과 같은 세 가지 핵심 교훈이 일관되게 확인되고 있습니다.

명확성이 효율성을 주도합니다. 문서 증빙이 필요한 품목이 무엇인지 전사적으로 명확히 인지할 때, 행정 소요 시간이 극적으로 감소합니다.
일관성이 신뢰를 형성합니다. 모든 업무 요청이 동일하고 예측 가능한 방식으로 전달될 때 공급업체들의 참여도와 협조율이 높아집니다.
확신이 불안감을 대체합니다. 조달 부서, 선원, 관리자 모두가 단일화된 감사 가능 기록(Auditable Record)을 바탕으로 협업하므로, 선박 검사 시 예기치 못한 리스크가 발생하지 않습니다.

대표적인 모범 사례로 로마, 뭄바이, 싱가포르에서 70척 이상의 선대를 관리하는 d’Amico Group을 들 수 있습니다. 이들은 점증하는 규제 복잡성에 대응하기 위해 ShipServ를 통해 IHM 및 공급업체 검증 워크플로우를 디지털화했습니다.

현재 d’Amico Group의 조달 팀은 RFQ 초기 단계부터 해당 문서를 확보하고, 카테고리를 표준화하며, 공급업체와 선대 전반에 걸친 완전한 가시성을 단일 플랫폼 내에서 유지하고 있습니다.