해운 및 항만 분야의 DA 처리: 하이브리드 자동화를 통한 항만 비용 정확도 향상 방안

항만 비용 계산은 해운 운영에서 가장 복잡하고 많은 시간이 소요되는 업무 중 하나입니다. 해운업에서 효과적으로 항만비용 정산(DA)을 처리하기 위해서는 신속성뿐만 아니라 항만 요율표, 할인 혜택, 대리점 송장 전반에 걸친 정확성이 요구됩니다. 가장 신뢰할 수 있는 해결책은 디지털 자동화 기술과 숙련된 전문가의 검수 과정을 결합하는 것입니다.

마크 프랭클린(Mark Franklin), 마큐라(Marcura) 사업 개발 본부장

작성자: 마크 프랭클린

비즈니스 개발, Marcura

작성자: Mark Franklin, Marcura 비즈니스 개발 부문 부사장

지출결의서(DA) 처리에서 하이브리드 항만 기항 전문성 활용

해운 업계 전체가 비용 상승 직면에 처해 있어, 운영을 최적화할 수 있는 영역을 발굴하는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 연료비, 선박 용선료, 기술 비용 등이 업계의 주요 관심사로 부각되는 경향이 있습니다. 반면, 항만 타리프(Tariff) 및 지출결의서(DA)에 대한 관심은 상대적으로 낮지만, 이는 리베이트, 할인 및 올바른 타리프 적용을 통해 실질적인 비용 절감을 실현할 수 있는 확실한 기회를 제공합니다. 이러한 비용 절감 기회를 포착하려면 세부 사항을 놓치지 않는 예리한 통찰력이 필요합니다. 여기서 기술과 인간의 감독을 결합한 하이브리드 접근 방식이 탁월한 성과를 창출할 수 있습니다.

항만 타리프 검증의 복잡성

항만 타리프를 파악하고 검증하는 것은 매우 까다로운 작업입니다. 관련 정보는 여러 출처에서 수집된 수백 페이지에 달하는 문서 내에 묻혀 있는 경우가 많습니다. 타리프는 선석, 터미널은 물론, 동일 항만 내에서도 서로 다른 계산 방식을 사용하는 공급업체에 따라 달라질 수 있습니다.

수동 프로세스에만 의존하여 이러한 다양한 계산 방식과 변경 사항을 지속적으로 파악하는 것은 극도로 많은 시간을 소모할 뿐만 아니라, 오역이나 오류의 발생 위험을 높입니다.

특히 최소 연 1회 이상 발생하는 타리프 변경 시기에 오류가 빈번히 발생합니다. 또한 반복적인 수동 검증 작업은 실무자의 운영 피로도를 가중시켜, 장기적으로는 검증의 정확도와 팀의 사기를 저하시킬 수 있습니다.

자동화를 통한 지출결의서(DA) 처리 효율성 제고

자동화는 현대적인 해상 지출결의서(DA) 처리에서 중추적인 역할을 수행합니다. 디지털 시스템은 대규모 항만 타리프를 수집, 체계화 및 적용할 수 있으며, 규정 준수를 보장하는 동시에 관련 리베이트와 할인을 자동으로 반영합니다.

자동화는 처리 속도를 획기적으로 가속화하며, 생성형 AI 기술의 급격한 발전으로 처리 가능한 업무의 범위와 정확도가 빠르게 확장되고 있습니다.

그러나 기계는 인간의 논리적 추론 능력을 온전히 대체하기에는 여전히 한계가 있습니다. 예외적인 사례를 해석하고, 이상 징후를 평가하며, 경직된 규칙 기반 시스템을 벗어나는 상업적 의사결정을 내리는 데는 인간의 전문성이 필수로 요구됩니다.

가장 효과적인 DA 처리 모델은 자동화를 통해 많은 노동력이 소요되는 관련 정보 검증 및 모호한 세부 사항 확인을 수행하고, 풍부한 경험을 갖춘 전문가가 최종적인 비판적 검토와 품질 보증(QA) 단계를 제공하는 것입니다.

이러한 하이브리드 접근 방식은 생산성을 현저히 향상시킬 뿐만 아니라, 수동적이고 반복적인 업무에서 벗어나 고부가가치 과업에 집중할 수 있도록 지원함으로써 임직원의 업무 만족도를 높입니다. Marcura는 지난 한 해 동안에만 고객의 행정 업무 소요 시간을 800,000시간 이상 절감하는 성과를 달성했습니다.

표면 위에 선박 이미지와 "Navigating New Financial Realities"라는 제목의 책이 표지인 펼쳐진 잡지 기사.

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선사들이 직면한 대규모 당면 과제

대부분의 선사는 고도화된 자동화 시스템과 PDA 및 FDA 검토, 대리점 송금, 계약별 할인 혜택 관리에만 전념하는 전담 팀을 동시에 유지할 수 있는 자원을 보유하고 있지 않습니다.

전 세계의 다양한 항구에 정기적으로 기항하는 대규모 선단을 운영하지 않는 한, 대부분의 기업은 요율 및 이용 가능한 할인 혜택에 대해 임시방편적인 조사에 의존하고 이를 자사 선박에 수동으로 적용하기 위해 애써야 합니다. 이 과정에서 잘못된 관세를 적용하여 비용 절감 기회를 놓칠 위험이 존재합니다.

DA-Desk의 해운 DA 처리 지원 방식

DA-Desk는 항만 기항 데이터를 2,000개 이상의 규칙에 따라 검증하는 독점적인 DA 검증 엔진(DAVE)을 운영합니다. 이러한 자동화된 검증에 이어 전문가 팀의 수동 스크리닝이 진행되어 각 가정산서(PDA) 및 최종 정산서(FDA)의 정확성을 보장합니다.

전문가의 검토는 오탐(False Positive)을 식별하는 데 도움을 주어 행정적 부담을 줄이고, 실제로 조치가 필요한 경우에만 업무가 진행되도록 지원합니다.

환급 및 친환경 할인 혜택 관리

많은 항구에서 정기 기항에 대한 환급이나 탄소 배출량, 연료 유형 또는 선속에 기반한 친환경 할인 혜택을 제공합니다. 그러나 모든 항만 당국이 참여하는 것은 아니며, 참여하는 당국조차 할인을 적용하는 방식이 제각각입니다. 즉, 이는 글로벌 항구에 기항하는 수많은 선박에 적용할 때만 비용 효율성이 발생하는, 시간이 많이 소요되는 작업입니다.

DA-Desk는 연간 200,000회 이상의 항구 기항 정보를 처리하며, 200만 건 이상의 과거 항구 기항 참조 데이터베이스를 활용하여 고객에게 실제 비용, 환급 및 제공 가능한 할인 혜택에 대한 가시성을 제공합니다. 또한 과거 데이터와 AIS를 사용하여 제공된 정보의 정확성을 검증하고, OCR 기술을 적용해 선명 및 총톤수(GT)를 포함한 청구서의 정확성을 스크리닝합니다.

DA 검증에서 입증된 성과

Marcura가 추구하는 하이브리드 접근 방식은 지속적으로 정량화할 수 있는 가치를 제공합니다. 한 사례에서는 항만 관세가 우리 시스템에 표시된 올바른 요율인 GT당 €0.1689 대신 €0.4649로 잘못 적용되었습니다. 저희 팀은 시스템 내의 최신 관세율과 비용을 대조 및 조회하여 고객을 위해 €3,378의 크레딧 노트(해당 금액만큼 차감)를 확보할 수 있었습니다.

때로는 절감액이 더 작을 수도 있습니다. 또 다른 사례에서는 당사의 DA 검증 엔진을 통해 선박 총톤수(GT)의 오탈자로 인해 발생한 잘못된 선석 사용료(Dockage Charge) £13를 회수했습니다. 개별 기업이 이 정도의 금액을 위해 직원 업무 시간을 소모하기에는 비효율적으로 보일 수 있지만, 겉보기에 작아 보이는 절감액도 시간이 지나면서 크게 누적됩니다.

당사의 데이터에 따르면, 검증된 전체 최종 FDA 중 약 4%에서 크레딧 노트를 확보하고 있으며, 크레딧 노트당 평균 $4,300를 절감하고 개별 회수액은 최대 $380,000에 달합니다.

하이브리드 DA 처리 프로세스가 효과적인 이유

DA 처리의 책임(및 회계 책임)을 외부 제공업체에 위탁하는 것이 모든 기업에 적합한 선택은 아닙니다. 일부 대형 선사는 정산 업무를 자체적으로 관리하는 것을 선호하며, 이러한 업무에 많은 예산을 투입할 준비가 되어 있습니다.

그러나 대부분의 선사에게는 기계적 처리와 인간의 전문성이 완벽하게 결합된 DA 전문가 팀을 활용하는 것이 항만 기항 비용을 통제하고, 리스크를 줄이며, 지속적인 비용 절감을 실현하는 가장 신뢰할 수 있는 방법입니다. 이 접근 방식이 바로 DA-Desk의 99% 고객 유지율과 고객 추천에 힘입은 전년 대비 지속적인 성장을 뒷받침하는 비결입니다.